Instrukcja wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur w jednostce sektora finansów publicznych (z suplementem elektronicznym)

Opis

Krajowy System e-Faktur pozwala na wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych. System ten obowiązuje od 1 lutego 2026 roku.

Prawidłowe wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur wymaga przygotowania jednostki – szczególnie w zakresie stworzenia odpowiednich procedur i instrukcji postępowania, a także rozdzielenia zadań i uprawnień pomiędzy poszczególnych pracowników.

Autor opisuje m.in.:

- zasady powołania zespołu wdrożeniowego systemu KSeF w jednostce i podział zadań na poszczególne referaty/komórki;
- analizę aktualnego modelu dokumentowania transakcji, w tym: delegowanie i nadawanie uprawnień użytkownikom z uwzględnieniem jednostki podległej i zewnętrznej;
- elektroniczny obieg dokumentów w jednostce, w tym: podjęcie odpowiednich decyzji, dostosowanie wewnętrznych procedur, określenie szczegółów technicznych koniecznych do wdrożenia w systemie IT;
- pracę w systemie tradycyjnym (dokumenty drukowane w formie papierowej) po wprowadzeniu obowiązkowego KSeF, w tym:
- dostosowanie wewnętrznych procedur w zakresie faktur z KSeF (zasady korygowania dokumentów w systemie KSeF, faktury wystawiane poza KSeF, dokumenty podlegające wyłączeniu z KSeF, elementy instrukcji obiegu i kontroli dokumentów księgowych pomiędzy jednostką obsługującą a jednostkami obsługiwanymi miasta/gminy w KSeF, załączniki do faktur);
- określenie zasad wizualizacji faktur z KSeF;
- przykłady wypełniania faktury w KSeF.

Publikacja zawiera gotowe wzory instrukcji i zarządzeń, które pomogą wdrożyć KSeF w jednostce budżetowej, m.in.:

- zarządzenie w sprawie wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur,
- instrukcję zarządzania uprawnieniami w ramach Krajowego Systemu e-Faktur,
- instrukcję obiegu dokumentów z uwzględnieniem wymogów Krajowego Systemu e-Faktur.

Wszystkie zamieszczone w książce wzory w wersji edytowalnej znajdują się w suplemencie elektronicznym. Zainstalowanie suplementu wymaga systemu operacyjnego Windows.

O Autorze

Jarosław Jurga - ekonomista, certyfikowany księgowy, certyfikowany trener biznesu, posiadający wieloletnie doświadczenie w obszarze finansów publicznych wsparte studiami podyplomowymi z zakresu polskich i międzynarodowych standardów rachunkowości oraz audytu wewnętrznego w jsfp, autor licznych publikacji z zakresu rachunkowości budżetowej.

Spis treści

Zagadnienia wprowadzające / 7

1. Powołanie zespołu wdrożeniowego systemu KSeF / 29

2. Analiza aktualnego modelu dokumentowania transakcji / 35
2.1. Standardowy model uprawnień w KSeF / 39
2.2. Model uprawnień w KSeF dla jednostki samorządu terytorialnego / 40
2.2.1. Uprawnienia w jednostce podległej / 41
2.2.2. Uprawnienia w jednostce zewnętrznej / 42

3. Decyzja o przejściu na elektroniczny obieg dokumentów / 53
3.1. Dostosowanie wewnętrznych procedur / 55
3.2. Określenie szczegółów technicznych koniecznych do wdrożenia w systemie IT / 58
3.3. Przeprowadzenie testów systemu w przygotowanym środowisku testowym IT i przeszkolenie pracowników / 59
3.4. Uruchomienie produkcyjne systemu IT / 59

4. Praca w systemie tradycyjnym (dokumenty drukowane w formie papierowej) po 1 lutego 2026 r. / 61
4.1. Dostosowanie wewnętrznych procedur w zakresie faktur z KSeF / 61
4.1.1. Zasady korygowania dokumentów w systemie KSeF / 65
4.1.2. Faktury wystawiane poza KSeF / 65
4.1.3. Dokumenty podlegające wyłączeniu z KSeF / 67
4.1.4. Elementy instrukcji obiegu i kontroli dokumentów księgowych pomiędzy jednostką obsługującą a jednostkami obsługiwanymi miasta w KSeF / 68
4.1.5. Załączniki do faktur / 74
4.2. Określenie zasad wizualizacji faktur z KSeF / 75

5. Wzór instrukcji obiegu dokumentów księgowych uwzględniający wymagania KSeF / 77

6. Faktura ustrukturyzowana – praktyczne zasady wypełniania schemy FA(3) / 87

Podstawy prawne / 161
Teksty aktów prawnych / 163

Informacje o bezpieczeństwie produktu Informacje o producencie