Kadry i płace 2026 – obowiązki pracodawców, rozliczanie świadczeń pracowniczych, dokumentacja kadrowa, podatkowa i ZUS

Opis

Rozliczenia wynagrodzeń pracowników i zleceniobiorców w 2026 roku – komentarze, przykłady, interpretacje ważne dla każdego pracodawcy.

Praktyczny przewodnik kompleksowo przedstawia problematykę kadrowo-płacową – od zatrudnienia, poprzez wyliczenie poszczególnych składników wynagrodzenia, umowy cywilnoprawne, po zwolnienie z pracy. Zawiera wszystko, co potrzebne przy rozliczaniu wynagrodzeń pracowników:

- omówienie wszystkich nowości w rozliczeniach pracowniczych na 2026 rok,
- szczegółowe przykłady liczbowe oparte na rzeczywistych sytuacjach i trudnych problemach,
- bogata dokumentacja kadrowa, podatkowa i ZUS – z przykładami wypełnienia druków.

Autorki podpowiadają m.in.:

- jak prawidłowo zastosować nowe przepisy;
- jak wyliczyć wynagrodzenia w różnych sytuacjach;
- jak opodatkować poszczególne składniki wynagrodzeń i innych świadczeń pracowniczych;
- jakie dokumenty należy sporządzić przy zatrudnianiu pracownika i przy jego zwolnieniu;
- jak rozliczyć osoby pracujące na umowę-zlecenie i umowę o dzieło.

Stan prawny – 1 stycznia 2026 r.

Najważniejsze zmiany obowiązujące od 1 stycznia 2026 r., uwzględnione w bieżącym wydaniu książki:

- nowe zasady ustalania stażu pracowniczego obowiązujące od 1 stycznia 2026 r. (dla pracodawców z sektora finansów publicznych) oraz od 1 maja 2026 r. (dla pozostałych pracodawców) – zmiany dotyczą ogólnego i zakładowego stażu pracowniczego, od którego uzależnione są liczne uprawnienia pracownicze, takie jak: urlopy wypoczynkowe czy wychowawcze, długość trwania okresów wypowiedzenia i dodatki stażowe, nagrody jubileuszowe;
- nowe zasady w zakresie sposobu wykorzystywania zwolnień lekarskich od 2026 roku oraz zmienione przesłanki związane z utratą prawa do zasiłku chorobowego;
- wprowadzenie konieczności informowania kandydatów do pracy o wysokości wynagrodzenia, które otrzymują po pozytywnym zakończeniu procesu rekrutacyjnego, oraz wprowadzenie wymogu zamieszczania w ogłoszeniach o naborze nazw stanowisk neutralnych w aspekcie płci;
- omówienie wymogów wynikających z dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/970 z 10 maja 2023 r. w sprawie wzmocnienia stosowania zasady równości wynagrodzeń dla mężczyzn i kobiet za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości za pośrednictwem mechanizmów przejrzystości wynagrodzeń oraz mechanizmów egzekwowania;
- zmiana wynagrodzenia minimalnego w 2026 roku i jej konsekwencje przy ustalaniu różnych świadczeń pracowniczych;
- wprowadzenie możliwości składania w formie elektronicznej wielu dokumentów związanych ze stosunkiem pracowniczym;
- nowe wysokości parametrów związanych z rozliczaniem wynagrodzeń w 2026 roku.

Publikacja polecana zarówno osobom rozpoczynającym karierę zawodową w dziale płacowym czy finansowym, jak i doświadczonym pracownikom tych działów.

O Autorach

Agnieszka Jacewicz - redaktor merytoryczny działu rachunkowości, podatków i ubezpieczeń społecznych w Wydawnictwie ODDK, autorka poradników z zakresu spraw kadrowo-płacowych.

Danuta Małkowska - doradca w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych i podatkowych, wykładowca rachunkowości, autorka poradników dla służb finansowo-księgowych.

Spis treści

Wykaz skrótów / 11
Wstęp 13

Rozdział I
Nawiązanie stosunku pracy

1. Charakterystyka i zasady nawiązania stosunku pracy / 16
1.1. Istota stosunku pracy / 16
1.2. Wykonywanie pracy poza siedzibą pracodawcy – praca zdalna / 22
1.3. Zanim dojdzie do podpisania umowy o pracę / 29
1.4. Zawarcie umowy o pracę / 33
2. Obowiązki pracodawcy wobec nowo zatrudnionych / 35
2.1. Badania profilaktyczne / 36
2.2. Zapoznanie z aktami prawa wewnętrznego oraz przepisami RODO / 37
2.3. Dokumentacja pracownicza / 45
2.4. Bezpieczeństwo i higiena pracy / 56
2.5. Ustalenie stażu pracy nowo zatrudnionego pracownika / 58
2.6. Obowiązki w zakresie ubezpieczeń społecznych, ubezpieczenia zdrowotnego oraz podatku dochodowego / 65
2.7. Obowiązki informacyjne zakładu pracy wobec komornika / 69
3. Sankcje za naruszenie prawa pracy / 70
3.1. Odpowiedzialność pracodawcy / 70
3.2. Odpowiedzialność osoby prowadzącej sprawy kadrowe / 73
3.3. Upoważnienie pracownika do przetwarzania danych osobowych / 74
4. Ochrona danych osobowych – stosowanie RODO w sprawach pracowniczych / 75
5. Przykład – przyjęcie pracownika do pracy / 82
6. Inne formy angażowania pracowników / 95
6.1. Zatrudnianie młodocianych / 95
6.2. Praktyka absolwencka / 102

Rozdział II
Wynagrodzenie ze stosunku pracy

1. Wynagrodzenie za pracę i zasady jego ustalania / 108
1.1. Istota wynagrodzenia i jego elementy składowe / 108
1.2. Termin i sposób wypłaty wynagrodzenia / 110
1.3. Ochrona wynagrodzenia za pracę / 111
1.4. Jawność wynagrodzeń / 111
1.5. Wynagrodzenie minimalne / 113
2. Czas pracy i jego ewidencja / 116
2.1. Normy i wymiar czasu pracy / 116
2.2. Systemy czasu pracy / 125
2.3. Ewidencja czasu pracy / 129
2.4. Praca w dni świąteczne i w porze nocnej / 134
2.5. Czas pracy kadry kierowniczej / 139
2.6. Odpoczynek i przerwy w pracy / 140
3. Praca w godzinach nadliczbowych / 145
3.1. Istota pracy w godzinach nadliczbowych 145
3.2. Ustalenie przekroczenia norm czasu pracy / 147
3.3. Rekompensata za pracę w godzinach nadliczbowych / 150

Rozdział III
Rozliczanie i dokumentowanie wynagrodzeń

1. Procedura naliczania wynagrodzenia / 160
1.1. Ustalenie przychodu pracownika / 160
1.2. Składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika / 161
1.3. Składka na ubezpieczenie zdrowotne / 167
1.4. Zaliczka na podatek dochodowy od osób fizycznych
– rozliczenie z urzędem skarbowym / 169
1.5. Wpłaty na pracownicze plany kapitałowe (PPK) / 212
1.6. Pozostałe potrącenia obowiązkowe z wynagrodzeń / 222
1.7. Wynagrodzenie w walucie obcej / 232
2. Składki finansowane przez pracodawcę / 235
2.1. Składki na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe i wypadkowe) / 235
2.2. Składki na fundusze pozaubezpieczeniowe (FP, FS, FGŚP, FEP) / 243
3. Dokumentacja związana z wynagrodzeniem pracownika / 254
3.1. Dokumentacja i opłacanie składek ZUS / 254
3.2. Dokumentacja wynagrodzeń / 261
3.3. Przechowywanie dokumentacji wynagrodzeń / 265
4. Przykład miesięcznego rozliczenia wynagrodzeń / 269
5. Wynagrodzenie pracownika delegowanego za granicę / 280
5.1. Zasady delegowania pracowników za granicę / 280
5.2. Zasady opodatkowania wynagrodzenia za pracę w przypadku oddelegowania za granicę / 282
5.3. Zasady podlegania ubezpieczeniom społecznym od przychodów z pracy uzyskanych za granicą / 287

Rozdział IV
Wynagrodzenie za czas niewykonywania pracy

1. Urlop wypoczynkowy / 294
1.1. Nabycie prawa, wymiar i zasady udzielania urlopu / 295
1.2. Wynagrodzenie za czas urlopu / 304
1.3. Ekwiwalent za niewykorzystany urlop / 311
2. Inne dni wolne od pracy / 316
2.1. Urlopy okolicznościowe / 316
2.2. Zwolnienie od pracy z powodu siły wyższej / 322
2.3. Urlop opiekuńczy / 324
2.4. Urlop bezpłatny / 325
2.5. Urlop wychowawczy / 326
3. Wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy / 333
3.1. Ustalanie prawa do wynagrodzenia lub zasiłku chorobowego / 333
3.2. Zasady obliczania wynagrodzenia (i zasiłku) za czas niezdolności do pracy / 340
3.3. Zasady obliczania wynagrodzenia za przepracowaną część miesiąca / 353
3.4. Ujęcie składkowe i podatkowe świadczeń za czas choroby / 356
4. Przykłady obliczania wynagrodzenia za czas niewykonywania pracy / 359

Rozdział V
Świadczenia społeczne i socjalne przysługujące pracownikom

1. Świadczenia z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa / 378
1.1. Świadczenia związane z chorobą ubezpieczonego / 381
1.2. Świadczenia z ubezpieczenia chorobowego związane z opieką nad dzieckiem lub innym członkiem rodziny / 400
1.3. Przykłady obliczania zasiłków z ubezpieczenia społecznego / 431
2. Świadczenia z ubezpieczenia wypadkowego / 445
3. Pozostałe świadczenia z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych / 447
3.1. Świadczenie przedemerytalne / 447
3.2. Zasiłek pogrzebowy / 449
3.3. Renta rodzinna / 451
4. Świadczenia socjalne zagwarantowane w Kodeksie pracy / 451
4.1. Odszkodowania i rekompensaty z tytułu utraty pracy / 452
4.2. Odprawy rentowe i emerytalne / 453
4.3. Odprawa pośmiertna / 455
4.4. Ujęcie składkowe i podatkowe odpraw, odszkodowań, rekompensat / 456

Rozdział VI
Roczne rozliczenie z urzędem skarbowym w zakresie podatku dochodowego

1. Deklaracja roczna o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy (PIT-4R) / 460
2. Informacja roczna o dochodach oraz o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy
(PIT-11) / 460
3. Roczne rozliczenie podatku dochodowego / 465
4. Przykład rocznego rozliczenia podatku dochodowego od osób fizycznych / 467

Rozdział VII
Ochrona stosunku pracy. rozwiązanie i wygaśnięcie umowy o pracę

1. Ustanie stosunku pracy / 476
1.1. Ochrona stosunku pracy przed zwolnieniem / 476
1.2. Wypowiedzenie stosunku pracy / 482
1.3. Wygaśnięcie umowy o pracę / 488
2. Obowiązki pracodawcy związane z rozwiązaniem umowy o pracę / 494
2.1. Obowiązki wynikające z przepisów prawa pracy / 494
2.2. Obowiązki związane z rozliczeniami publicznoprawnymi / 501
2.3. Pomoc pracodawcy w sprawach emerytalno-rentowych / 503
2.4 Przykład – zwolnienie pracownika z pracy / 504
3. Upadłość lub likwidacja zakładu pracy / 516
3.1 Obowiązki pracodawcy w przypadku likwidacji zakładu / 516
3.2 Uprawnienia pracowników zlikwidowanego pracodawcy / 521
3.3 Przywrócenie do pracy / 524

Rozdział VIII
Pozapłacowe świadczenia pracownicze

1. Podróże służbowe pracowników / 528
1.1. Krajowe podróże służbowe / 531
1.2. Zagraniczne podróże służbowe / 541
1.3. Ujęcie składkowe i podatkowe podróży służbowych / 546
2. Ryczałty i ekwiwalenty za używanie prywatnego samochodu do celów służbowych / 549
2.1.Ryczałt za samochód / 550
2.2. Ekwiwalent za rzeczywiście przejechane kilometry / 551
2.3. Ujęcie składkowe i podatkowe ryczałtów i ekwiwalentów samochodowych / 552
3. Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (ZFŚS) / 555
3.1. Istota i cel tworzenia funduszu / 555
3.2. Podmioty tworzące fundusz / 559
3.3. Źródła i zasady tworzenia funduszu / 560
3.4. Ujęcie składkowe i podatkowe w zakresie ZFŚS / 565
3.5. Świadczenie urlopowe / 567
4. Świadczenia związane z bezpieczeństwem i higieną pracy / 568
5. Pozostałe świadczenia pracownicze / 572
5.1. Posiłki i napoje profilaktyczne / 572
5.2. Podnoszenie kwalifikacji zawodowych / 573
5.3. Ubiór służbowy / 579
5.4. Artykuły spożywcze na potrzeby pracowników / 580
5.5. Inne świadczenia rzeczowe, nieodpłatne lub częściowo nieodpłatne udzielane pracownikom / 580
5.6. Ujęcie składkowe i podatkowe pozostałych świadczeń pracowniczych / 586

Rozdział IX
Rozliczenie i dokumentacja wynagrodzeń osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych

1. Charakterystyka umów cywilnoprawnych / 590
2. Zasady podlegania umów cywilnoprawnych ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu oraz wypłatom na PPK / 616
2.1. Umowa-zlecenie / 616
2.2. Umowa o dzieło / 623
2.3. Zasady podlegania i rozliczania składek osób mających ustalone prawo do emerytury lub renty z tytułu wykonywania pracy
na podstawie umowy-zlecenia / 625
3. Rozliczenia z urzędem skarbowym i ZUS z tytułu umów cywilnoprawnych / 629
3.1. Podatek dochodowy i składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne od umów-zleceń / 629
3.2 Podatek dochodowy i składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne od umów o dzieło / 639
4. Rozliczenie płatnika z tytułu umów cywilnoprawnych zawartych z własnym pracownikiem / 644
5. Świadczenia z ubezpieczenia społecznego dla zleceniobiorców / 647
5.1. Warunki uzyskania świadczeń / 647
5.2. Zasady ustalania podstaw wymiaru zasiłków chorobowych / 649
6. Koszty podróży służbowej zleceniobiorcy / 656
7. Przykłady rozliczania i dokumentowania wynagrodzeń osób zatrudnionych na podstawie umowy-zlecenia i umowy o dzieło / 658
Wykaz aktów prawnych / 677

Informacje o bezpieczeństwie produktu Informacje o producencie