Krajowy System e-Faktur. Fakturowanie i ewidencjonowanie od 1 lutego 2026 r. – komentarze, wyjaśnienia, przykłady

Publikacja uwzględnia stan prawny obowiązujący od 1 lutego 2026 r.

Krajowy System e-Faktur – rewolucyjna zmiana wprowadzająca obowiązkowe faktury elektroniczne. Wyjaśnienia praktyka pomogą wdrożyć KSeF w Twojej firmie.

Faktura stanowi fundamentalny dokument rozliczeniowy w obrocie gospodarczym. Od 1 lutego 2026 r. wchodzi w życie powszechny obowiązek e-fakturowania przy wykorzystaniu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Ta rewolucyjna zmiana dotyczy bezpośrednio lub pośrednio wszystkich podatników VAT w Polsce, wpływając na liczne procesy wewnętrzne w firmach, a także na relacje biur rachunkowych z ich klientami.

Wprowadzenie KSeF w firmie wymaga podjęcia wielu działań, w tym zaplanowania i podziału czynności na poszczególne działy oraz zaprojektowania i wdrożenia konkretnych rozwiązań. We właściwym wypełnieniu tych obowiązków pomaga niniejsza publikacja.

Autor omawia kluczowe zagadnienia z obszaru fakturowania po wejściu w życie obligatoryjnego KSeF (tzw. warstwy prawnej KSeF), w tym m.in.:

• obowiązek wystawiania e-faktur i przypadki wyłączenia spod tego obowiązku,
• zasady doręczania faktur kontrahentom, w tym kontrahentom zagranicznym,
• zasady wystawiania i ewidencjonowania faktur zaliczkowych oraz korygujących,
• procesy fakturowania w trakcie awarii KSeF,
• zasady przeliczania faktur walutowych,
• kwestie archiwizowania dokumentów.

W publikacji nie zabrakło również rozdziału poświęconego podmiotom korzystającym z procedury VAT RR.

Komentarze i wyjaśnienia autora wzbogacają liczne przykłady i nawiązania do praktyki przedsiębiorstw.

Spis treści

Wykaz skrótów / 7
Wstęp / 9

Rozdział 1. Obowiązek wystawiania faktur / 11
1.1. Transakcje objęte obowiązkiem fakturowania / 11
1.2. Termin wystawiania faktur / 12
1.3. Wystawianie faktur a obowiązek podatkowy / 13

Rozdział 2. Obowiązek wystawiania e-faktur / 19
2.1. Co to jest e-faktura? / 19
2.2. Wystawienie i otrzymanie e-faktury / 22
2.3. Przekazywanie faktury ustrukturyzowanej poza KSeF / 28
2.4. Autentyczność i integralność e-faktury / 32
2.5. Obligatoryjne e-fakturowanie – od kiedy? / 32
2.6. Transakcje objęte obowiązkiem / 34
2.7. Transakcje dokonywane przez podmioty zagraniczne na terytorium kraju / 35
2.8. Sprzedaż w segmencie B2C / 36
2.9. Procedura OSS a KSeF / 38
2.10. Procedura SOTI / 39
2.11. Procedura nieunijna dotycząca niektórych usług / 40
2.12. Szczególna procedura dotycząca przewoźników międzynarodowych / 40
2.13. Szczególne kategorie usług wyłączonych spod obowiązku e-fakturowania / 41
2.14. Jak doręczyć kontrahentowi fakturę dokumentującą WDT lub eksport towarów? / 42
2.15. Jak doręczyć zagranicznemu kontrahentowi fakturę dokumentującą eksport usług? / 45
2.16. Jak doręczyć kontrahentowi zagranicznemu fakturę dokumentującą sprzedaż krajową? / 46
2.17. Import towarów, import usług, WNT a faktury ustrukturyzowane / 46
2.18. Samofakturowanie w dobie KSeF / 47
2.19. Wystawianie faktur przez komorników i organy egzekucyjne / 49
2.20. Przedstawiciel podatkowy a KSeF / 49
2.21. Nieodpłatne przekazanie towarów a faktura ustrukturyzowana / 50
2.22. Wynajem prywatny a KSeF / 51
2.23. Wystawienie e-faktury a przychód w CIT/PIT / 51

Rozdział 3. Faktury papierowe i elektroniczne / 53
3.1. Faktury papierowe i elektroniczne a KSeF / 53
3.2. Zasady dotyczące faktur papierowych i elektronicznych od dnia 1 lutego 2026 r. / 54

Rozdział 4. Awaria i niedostępność KSeF / 57
4.1. Zagadnienia wprowadzające / 57
4.2. Awaria KSeF / 57
4.3. Awaria po awarii / 60
4.4. Data wystawienia i data otrzymania faktury wystawionej w trakcie awarii / 61
4.5. Awaria o szczególnym charakterze / 63
4.6. Niedostępność KSeF / 64
4.7. Data wystawienia oraz data otrzymania faktury wystawionej w okresie niedostępności KSeF / 66
4.8. Awaria w trakcie trwania niedostępności KSeF / 67
4.9. Zaginięcie faktury wystawionej w okresie awarii lub niedostępności KSeF / 68
4.10. Awaria i niedostępność – alternatywne sposoby zachowania podatnika / 71

Rozdział 5. Faktury zaliczkowe / 73
5.1. Obowiązek wystawiania faktur zaliczkowych, obowiązek podatkowy i podstawa opodatkowania / 73
5.2. Otrzymanie przedpłaty w miesiącu wykonania świadczenia / 74
5.3. Otrzymanie kilku zaliczek a faktura zaliczkowa / 75
5.4. E-faktury zaliczkowe / 76
5.5. E-faktury zaliczkowe na poczet WDT / 77
5.6. E-faktury zaliczkowe na poczet eksportu towarów / 77
5.7. E-faktury zaliczkowe na poczet eksportu usług / 79
5.8. Zakres danych na fakturze zaliczkowej i fakturach końcowych / 79

Rozdział 6. Faktury korygujące / 83
6.1. Obowiązek wystawiania faktur korygujących oraz zakres danych / 83
6.2. Kiedy faktura korygująca musi zostać wystawiona w formie ustrukturyzowanej? / 84
6.3. Faktura korygująca do faktury korygującej / 84
6.4. Faktury korygujące wystawiane od dnia 1 lutego 2026 r. do faktur wystawionych przed tym dniem / 85
6.5. Zakres danych na fakturze korygującej / 87
6.6. Zbiorcze faktury korygujące / 88
6.7. Noty korygujące do dnia 31 stycznia 2026 r. / 88
6.8. Noty korygujące od dnia 1 lutego 2026 r. / 90
6.9. KSeF a anulowanie faktur / 92
6.10. Korekty in minus w przypadku sprzedaży krajowej dokumentowanej e-fakturą / 93
6.11. Korekty in minus – faktury papierowe lub elektroniczne / 93
6.12. Korekty in minus – faktury wystawione w okresie awarii lub niedostępności KSeF / 97
6.13. Korekty in minus – faktury wystawione przez podatników korzystających z trybu OFFLINE24 / 98
6.14. Korekty in minus w przypadku WDT, eksportu towarów oraz eksportu usług dokumentowanych e-fakturą / 98
6.15. Faktury korygujące in plus – sprzedaż krajowa / 99
6.16. Faktury korygujące in plus – WDT, eksport towarów, eksport usług / 100

Rozdział 7. Faktury, w tym faktury korygujące, w walucie obcej / 101
7.1. Faktury w walucie obcej / 101
7.2. Faktura walutowa wystawiona w okresie awarii lub niedostępności KSeF / 102
7.3. Przeliczanie faktur walutowych na zasadach CIT/PIT / 104
7.4. Faktury korygujące w walucie obcej / 104
7.5. Zbiorcze faktury korygujące w walucie obcej / 105
7.6. Faktury korygujące walutowe – podatnicy, którzy wybrali zasady przeliczania w oparciu o CIT/PIT / 106

Rozdział 8. Faktury uproszczone oraz faktury z tzw. drukarek fiskalnych / 109
8.1. Faktury uproszczone – podstawowe informacje / 109
8.2. Faktury uproszczone a KSeF / 110
8.3. Paragon z NIP jako faktura uproszczona a KSeF / 110
8.4. Faktury z drukarek fiskalnych a KSeF / 111

Rozdział 9. Faktury wystawiane na żądanie a KSeF / 113
9.1. Wystawianie faktur na żądanie / 113
9.2. Faktury wystawiane do paragonów o wartości powyżej 450 zł a KSeF / 114
9.3. Faktury do paragonów z NIP o wartości do 450 zł / 115
9.4. Faktury imienne wystawiane do paragonów bez NIP / 115
9.5. Wystawianie faktur do paragonów – obowiązki podatnika / 116

Rozdział 10. Duplikaty faktur w dobie KSeF / 117
10.1. Faktury w postaci ustrukturyzowanej / 117
10.2. Faktury w postaci elektronicznej / 118
10.3. Faktury w postaci papierowej / 119
10.4. Duplikaty faktur w przypadku sprzedaży komorniczej / 119
10.5. Duplikaty faktur w przypadku podmiotów, które zawarły umowę o samofakturowaniu / 120
10.6. Oznaczanie duplikatów faktur / 120
10.7. Duplikaty wystawiane od dnia 1 lutego 2026 r. (1 kwietnia 2026 r.) do faktur sprzed tego dnia / 120

Rozdział 11. Nowe wymogi dotyczące oznaczania płatności / 123
11.1. Na czym polega nowy obowiązek? / 123
11.2. Transakcje objęte nowym obowiązkiem / 123
11.3. Faktury wystawione w okresie awarii / 124
11.4. Faktury wystawione w okresie niedostępności KSeF oraz w trybie OFFLINE24 / 125
11.5. Jak sprawdzić status nabywcy? / 125
11.6. Formy płatności objęte nowym obowiązkiem / 125
11.7. Od kiedy? / 126
11.8. Nowy obowiązek a faktury pro forma / 126
11.9. Nowy obowiązek a faktury zaliczkowe / 126
11.10. Oznaczanie płatności za faktury objęte obowiązkiem split payment / 127

Rozdział 12. Sankcje ustawowe / 129
12.1. Zagadnienia wprowadzające / 129
12.2. Uchybienia skutkujące sankcjami / 130
12.3. Wysokość sankcji / 131
12.4. Charakter sankcji administracyjnej i brak odpowiedzialności karnoskarbowej / 132

Rozdział 13. Archiwizowanie faktur w dobie KSeF / 135
13.1. Archiwizowanie faktur – ustawa o rachunkowości / 135
13.2. Archiwizowanie faktur w ustawie VAT po wprowadzeniu KSeF / 136

Rozdział 14. Skrócenie podstawowego terminu zwrotu VAT / 141

Rozdział 15. Faktury VAT RR w dobie KSeF / 143
15.1. Rolnik ryczałtowy / 143
15.2. Wystawianie faktur VAT RR a KSeF / 144
15.3. Zakres danych na fakturze / 145
15.4. Oświadczenia o posiadaniu statusu rolnika ryczałtowego / 146
15.5. Termin wystawienia faktury VAT RR / 147
15.6. Faktury VAT RR korygujące / 148
15.7. Faktury VAT RR walutowe / 149
15.8. Rozliczenia nabywców w procedurze VAT RR / 150
15.9. Obowiązki rolnika ryczałtowego / 151

Wojciech Safian

Doradca podatkowy, założyciel i właściciel marki CURIA REGIS Doradztwo podatkowe. Doświadczenie zawodowe zdobywał w jednej z największych kancelarii doradztwa podatkowego w Polsce. Lider projektu „Wdrażamy KSeF” (www.wdrazamyksef.com.pl). Autor publikacji z zakresu prawa podatkowego, uznany trener i wykładowca.

Informacje o bezpieczeństwie produktu Informacje o producencie